Een wachten-op-lijst in Gmail en Outlook

Een deel van je werk bestaat uit het uitzetten van verzoeken bij anderen en het controleren of er wat met die verzoeken is gebeurd. Dat kan saai zijn en kun je daarom maar het beste automatiseren.

Een van de beste lifehacks voor Outlook is de wachten-op-lijst. Door alleen een [w] in de tekst van een te verzenden e-mail te zetten, komt hij automatisch op de wachten-op-lijst. Daarmee creëert Outlook een lijstjes met alle mailtjes waarin je iemand anders gevraagd hebt om iets te doen. Te reageren op een offerte, een boek terug te brengen, een factuur te betalen, noem maar op. Eens per week liep ik door deze lijst heenom te checken wie wat had gedaan. Taco Oosterkamp heeft op http://waiting-for.com omschreven hoe je zo’n wachten-op-lijst kunt maken in Outlook.

Sinds ik van Outlook op Gmail ben overgestapt mistte ik deze lijst. Gelukkig kan je in Gmail ook een dergelijke lijst aanmaken.

1. Maak een label met een voor jou handige naam, bijvoorbeeld w@p
2. Ga naar Settings (rechtsboven), klik op tabblad Filters
3. Klik op Create a new filter
4. Voeg je email adres in het veld (als je meerdere mailadressen gebruikt, maak dan meerdere filters)
5. Zet een uniek zoekwoord bijvoorbeeld w@p in Has the words
6. Klik op Next stept
7. Vink af: Skip the inbox en vink aan apply the label aan. Selcteer daarbij het door jou genaakte label, in dit voorbeeld w@p
8. Klik op Create Filter

Stuur jezelf een test-bericht. Neem in dit bericht je unieke zoekwoord op. In ons voorbeeld is dat w@p.

Druk op verzenden en er verschijnt automatisch een bericht voorzien van het label w@p. Scheelt weer een hoop gedoe.

Tijdens je wekelijkse controle kun je, wanneer nodig, het label verwijderen en verdwijnt het bericht uit je wachten-op-lijst. Het bericht zelf blijft bewaart in je archief.

Met dank aan Kelly Forrister van op Simply GTD