ZEN TO DONE: productiever werken/leven en vaker je hoofd leeg

Je mailbox loopt over, je besteedt meer tijd aan het maken van actielijstjes dan aan het werken aan je acties, je hoofd zit vol en iedereen wil iets van je. We maken allemaal wel eens een periode mee waarin we minder productief zijn dan we zouden willen. En sommige van ons hebben er structureel last van.  Zen to done van Leo Babauta heeft mij geholpen structureel productiever te worden en meer ontspannen te werken. Zen to done is als e-book gratis te downloaden.

Veruit het meest gebruikte concept op het gebied van persoonlijke productiviteit is David Allen’s Getting Things Done . Zijn next action systeem is allesomvattend en geavanceerd. Voor sommigen is het systeem van Allen te complex en kan de volledigheid ervan (verzamelen, verwerken, organiseren, onderhoud en doen) ontmoedigen. Het vraagt veel discipline om het systeem onder de knie te krijgen.

Leo Babauta heeft zich laten inspireren door Allen’s Getting things done en Stephen Covey’s Zeven eigenschapen van effectief leiderschap. Hij combineerde zijn eigen opvattingen met het managen van taken volgens GTD en de methode voor het bepalen van doelen en prioriteiten van Stephen Covey.

Leren is het veranderen van gedrag en gedragsverandering is lastig. Dat geldt ook voor het leren productiever te werken. Zen to done gaat er vanuit dat je niet meer dan een gewoonte per maand hoeft te veranderen en dat die ene gewoonte op zich al leidt tot een meer ontspannen en productieve manier van werken.

ZTD bestaat uit 10 goed aan te leren gewoonten. Als je leert een gewoonte per maand te veranderen, dan ben je na een klein jaar een stuk productiever.

1 Verzamelen
Gewoonte: Op grote schaal verzamelen. Zorg dat je altijd een klein notitieboekje of iets anders bij je draagt en noteer daarin alle taken, ideeën en projecten, of andere zaken die in je opkomen. Zet je gedachten uit je hoofd en op papier.

2 Verwerken
Gewoonte: Beslis snel over de zaken in je postvakjes en stel dit niet uit. Controleer minstens eenmaal per dag alle binnen- gekomen zaken (e-mail, post, berichten op de voicemail en het antwoordapparaat), en indien nodig vaker. Beslis voor elk item of je wat mee gaat doen (als dat niet meer dan twee minuten kost), het weggooit, delegeert, archiveert of het voor later in je agenda noteert.

3 Plannen
Gewoonte: Stel je meest belangrijke taken (MBT’s) voor de dag en de week vast. Noteer elke week de MBT’s die je die week wilt voltooien, en neem ze op in een planning. Leg elke dag een lijstje van één tot drie MBT’s aan en zorg ervoor dat je die op de dag zelf afhandelt.

4 Doen
Gewoonte: Handel één taak tegelijk af, zonder je te laten afleiden. Dit is een van de belangrijkste gewoontes van ZTD. Kies een taak en richt je uitsluitend op die taak. Daartoe moet je er eerst voor zorgen dat je door niets wordt afgeleid.

5 Een eenvoudig systeem opzetten
Gewoonte: Houd eenvoudige lijstjes bij en controleer die da gelijks.

6 Orde scheppen
Gewoonte: Geef alles zijn plaats. Alle binnenkomende zaken gaan in een bakje IN. Vandaar gaan ze naar de verschillende lijstjes, een map ‘te doen’, of een map in je archiefsysteem. Overige zaken gaan naar het bakje UIT als je ze gaat delegeren, of verdwijnen in de prullenbak.

7 Controleren
Gewoonte: Controleer wekelijks je systeem en de voortgang in het bereiken van je jaarlijkse doelstellingen. ZTD’s wekelijkse evaluatie verlangt van je dat je elke week vlot je systeem na- loopt en uw voortgang controleert.

8 Verder vereenvoudigen
Gewoonte: Breng je doelen en taken terug tot de essentie. Ja kan snel overbelast raken  als je probeert alle binnenkomende taken te vervullen. ZTD vraagt je in plaats daarvan je lijsten met taken en projecten nog eens te beoordelen en te bekijken of je die kunt vereenvoudigen.

9 Routines bedenken
Gewoonte: Bedenk routines en volg die. Als u bepaalde productiviteitssystemen te ongestructureerd vindt, probeer dan routines te bedenken om te zien of dat beter werkt.

10 Uw hartstocht volgen
Gewoonte: Zoek bezigheden waarvoor je warm loopt. Dit is misschien de gewoonte die je als laatste aanleert, maar het zou ook wel eens de allerbelangrijkste kunnen zijn.

download Zen to done of bestel een hardcopy